Multitasking-Meister: Die herausfordernden Aufgaben im Sekretariat

Jedes Unternehmen, unabhängig von seiner Größe, braucht ein gut funktionierendes Sekretariat. Das Sekretariat ist letztendlich ein entscheidendes Bindeglied zwischen Unternehmen und Kunden, an welchem die Chemie zwischen beiden in gewünscht positiver Weise beeinflusst werden kann.
Hierbei ist in besonderer Weise die Kommunikationsfähigkeit der bearbeitenden Person im Sekretariat gefragt. Fingerspitzengefühl, der passende Umgangston und ein gerütteltes Maß an sprachlicher Kompetenz seien an dieser Stelle genannt, um zu verdeutlichen, was beispielsweise eine Sekretärin im Sekretariatsservice alles beherrschen muss.

Unternehmenserfolg durch begleitenden Sekretariatsservice

In Sekretariaten von Unternehmen laufen viele Fäden zusammen. Sämtliche Anrufe von außerhalb werden zunächst einmal von den Sekretariaten der jeweiligen Unternehmen entgegengenommen. Es liegt in der Natur der Sache, dass die Art und Weise des Umgangs mit den eingehenden Anrufen mit darüber entscheidet, ob das betreffende Unternehmen sich dauerhaft erfolgreich auf dem hart umkämpften Markt behaupten kann.
Nichts ist für einen Anrufer frustrierender, wenn ihm der Sekretariatsservice das Gefühl vermittelt, dass sein Anruf ein störender Faktor ist. Jeder Anrufer möchte zuvorkommend behandelt werden, zumindest sollte dessen Anliegen immer als berechtigt eingestuft und infolgedessen mit einem gewissen Mindestmaß an Respekt verfolgt werden.

Das oft unterschätzte Kommunikationsmanagement

Die Art und Weise der Kommunikation, sowohl innerhalb eines Unternehmens als auch nach außen hin, hat einen entscheidenden Einfluss auf den dauerhaften Erfolg des betreffenden Unternehmens. Kommunikationsmanagement ist ein ganz wesentliches Steuerungs- und Lenkungselement, welches für jedes Unternehmen eine ganz zentrale Bedeutung hat. Darum tut die Leitungs- und Führungsebene gut daran, wenn sie in erster Linie in ihrem eigenen Unternehmen für die Entstehung eines guten und den zwischenmenschlichen Umgang förderndes Betriebsklima sorgt.
Dies geschieht am ehesten dadurch, dass die innerbetriebliche Kommunikation innerhalb der Belegschaft eine ganz neue Qualität erhält. Jedes Belegschaftsmitglied sollte mit einem motivierenden Gefühl seine Arbeit erledigen, in der festen Überzeugung, dass auch seine Tätigkeit wichtig ist und für die Entwicklung des Unternehmens einen positiven Beitrag leistet. Der unternehmerische Erfolg wird nicht lange auf sich warten lassen und sich in einer positiven Bilanz niederschlagen.

Gebotene Ordnung in der Dokumentenverwaltung

Sie beginnt längst sich im Sekretariat eines jeden fortschrittlich denkenden und arbeitenden Unternehmens unaufhaltsam durchzusetzen, die elektronische Dokumentenverwaltung. Der altbekannte Keller mit seinem umfangreichen Aktensammelsurium hat ausgedient und wird nach und nach durch ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem (DMS) ersetzt.
Ein modernes Dokumentenmanagementsystem erfasst und verarbeitet den gesamten E-Mail-Eingang und ermöglicht eine zentrale Ablage in einem digitalen Archiv. Dies spart nicht nur eine ganze Menge Papier, sondern hat auch einen nicht zu unterschätzenden Umwelt- und Nachhaltigkeitsaspekt. Jeder Baum, der nicht zur Papierherstellung gefällt wird, leistet zugleich einen positiven Beitrag zur Gesundung unserer Umwelt. Außerdem ist die elektronische Dokumentenablage bei gut organisierter Struktur automatisch mit einem schnelleren Auffinden des gerade benötigten Schriftstücks verbunden.

Unterstützung von Führungskräften

Gerade Führungskräfte sind in besonderer Weise auf gutes Zuarbeiten vom Sekretariatsservice der jeweiligen Unternehmen angewiesen. Wenn Meetings und Präsentationen vorbereitet werden müssen, fallen solche Aufgaben im Sekretariat an. Führungskräfte sind für ihre Unternehmen oft auch beruflich unterwegs, um spezielle Projekte mit ihren Kunden voranzubringen.
Diese Projekte liegen oft in beiderseitigem Interesse sowohl von den anbietenden Unternehmen selbst als auch von deren Kunden. Die Zielsetzungen laufen in der Regel auf Vertiefung der Handelsbeziehungen zwischen den Geschäftspartnern hinaus. Das Organisieren und Vorbereiten der dazu notwendigen Dienstreisen fällt ebenfalls in den Bereich der Aufgaben im Sekretariat.

Planung und Ereigniskoordinierung durch Aktenorganisation

Eine geordnete digitale Ablage für den gesamten E-Mail-Verkehr ist der erste Schritt, um dem angestrebten Ziel des papierlosen Büros näherzukommen. Eine saubere Ordnerstruktur, sinnvoll nach einem verständlichen Themenschlüssel angelegt, spart hier viel Platz, der für Aktenordner in Papierform notwendig wäre. Außerdem ist es für den Nutzer einfacher, jedes ganz bestimmte Dokument, welches gerade benötigt wird, wieder aufzufinden.

Als besonders effizient und hilfreich bewährt sich nach wissenschaftlicher Untersuchung das 7-Ordner-System. Es existieren max. sieben übergeordnete Hauptordner, wobei jeder einzelne von diesen wiederum max. sieben Unterordner enthält.

Bei guter und anschaulicher Strukturierung führt dieses elektronische Ablagesystem zu einer deutlichen Verbesserung des innerbetrieblichen Ablaufs und trägt damit zur positiven Unternehmensentwicklung bei.

Zuvorkommendes Telefonmanagement als Basis für Kundenzufriedenheit

Gerade in der heutigen Zeit mit all seinen modernen Kommunikationsmitteln kommt es mehr denn je auf ein gepflegtes Telefonmanagement an. Mit keinem anderen Kommunikationsmittel als dem Telefonmanagement kann das Wohlwollen einer telefonierenden Person gegenüber deren Gesprächspartner so deutlich zum Ausdruck gebracht werden. Bei jeder anderen Form einer Nachrichtenübermittlung, sei es nun ein Messengerdienst, wie WhatsApp, Skype, Telegram oder auch ein E-Mail-Dienst schwingt kein emotionales Gefühl mit von einem Kommunikationspartner zum anderen.
Dies ist jedoch beim Telefonmanagement völlig anders. Hier kommt es zum sprachlichen Austausch zwischen zwei miteinander kommunizierenden Personen, welcher durch persönliche Qualität, emotionales Wohlwollen mehr oder weniger positiv steuerbar ist. Durch Stimmlage, Freundlichkeit und Entgegenkommen erhält dieses Gespräch eine nicht zu unterschätzende Qualitätsstufe, welche für die weitere Entwicklung einer Geschäftsbeziehung von großer Bedeutung ist. So manche geschäftliche Aktivität beginnt mit einem freundlichen Telefonat und entwickelt sich dann im Laufe der Zeit zu einem intensiven geschäftlichen Kontakt.

Mit gut durchdachtem Reisemanagement Kundenservice verbessern

Um die Entwicklung einer bereits bestehenden geschäftlichen Beziehung zu fördern oder auch, um einen neuen Kunden aufzubauen, ist ein persönlicher Besuch eines Außendienstmitarbeiters nicht nur hilfreich, sondern oft auch erforderlich. Der geschulte Außendienstmitarbeiter besucht einen bereits bestehenden oder potenziellen Kunden und stellt beispielsweise ein Produkt oder auch eine Dienstleistung seines Unternehmens bei diesem vor. Hier kommt es in besonderer Weise auf die gute Vorbereitung und Durchführung eines Reisemanagements an.

Ablaufverbesserung durch vorausschauende Terminplanung

Kein Unternehmen kann heutzutage mehr ohne eine sorgfältige und akribisch durchzuführende Terminplanung auskommen. Dies fängt schon bei der Planung des täglichen innerbetrieblichen Ablaufs an, erstreckt sich über die Fertigungs- und Produktionsplanung und endet bei der Planung zur Produktauslieferung. Doch auch und gerade die Terminplanung eines Außendienstmitarbeiters beim Kunden seines Unternehmens kann hier sehr entscheidend für dessen geschäftlichen Erfolg sein. Die Termintreue eines jeden Unternehmens ist ein ganz wesentlicher Baustein für eine gesunde geschäftliche Entwicklung. Eine positive Jahresbilanz ist nicht zuletzt auch ein Garant für Arbeitsplatzerhaltung und zum Prosperieren des betreffenden Unternehmens.

Multitasking-Strategien und -Techniken

Der berufliche Alltag in jedem Unternehmen bringt es zwangsläufig mit sich, dass ein ganzes Aufgabenpaket zeitnah abzuarbeiten ist. Dies ist immer eine Herausforderung für den Personenkreis, der diese Abarbeitung koordinieren muss, sei es nun ein Manager oder ein Mitarbeiter im Sekretariatsservice. Die Kunst der bearbeitenden Person besteht einfach darin, ein solches Gesamtpaket so anzugehen, dass diese nicht vorschnell ermüdet. Denn es ist erwiesenermaßen so, dass der Mensch sich in jedem Augenblick seiner Tätigkeit immer nur auf genau eine Sache konzentrieren und diese bearbeiten kann. Das scheinbare Bearbeiten eines mehrfachen Themenkomplexes erweist sich nach neuester wissenschaftlicher Erkenntnis auf ein, wenn auch nur kurzzeitiges Wechseln von einem Fachgebiet auf ein anderes. Doch ist es gerade dieses kurzfristige Springen der geistigen Aktivität, welches ein deutliches Mehr an Energie erfordert und von daher den Menschen automatisch schneller ermüden lässt.

Mit guter Besucherbetreuung eine Basis für Unternehmenserfolg schaffen

Ein altbekanntes Sprichwort lautet: „Der Ton macht die Musik.“ Gerade auf dem Gebiet der Besucherbetreuung bewahrheitet sich dieses Sprichwort immer wieder in besonderer Weise. Ein Besucher eines Unternehmens kommt mit einem ganz bestimmten Anliegen gerade zu diesem Unternehmen und sei es auch nur deswegen, um Werbematerial von einer Produktgruppe zu präsentieren.
Es kann doch nur im eigenen Interesse des besuchten Unternehmens liegen, diesen Besucher auf jeden Fall zuvorkommend zu behandeln. Vielleicht trägt gerade dieser Besuch entscheidend dazu bei, eine bereits bestehende Geschäftsbeziehung zu vertiefen oder aber, eine neue Geschäftsbeziehung aufzubauen. Vielleicht wird gerade durch diesen Besuch ein potenzieller Kunde zu einem neuen Kunden.

Herausforderungen und Lösungsansätze

Auch bei präzise vorbereiteten Ablaufplanungen kommt es immer wieder vor, dass bereits eingeplante Zwischenschritte aus irgendwelchen Gründen, welche unvorhersehbar plötzlich auftauchen, verschoben, aufgehoben oder zumindest zeitlich versetzt werden müssen. Gerade solche notwendigen Änderungen verursachen zusätzliche Stressbelastungen, welche von Managern, aber auch von mitarbeitenden Personen in den Sekretariatsbüros zu bewältigen sind. Stresssituationen sind in vielfältiger Weise Auslöser von psychischen Krankheiten, welche sich auch körperlich bemerkbar machen können. Darum tun Personen, welche tagtäglich mit solchen zusätzlichen Belastungen konfrontiert werden, gut daran, in angemessener Weise damit umzugehen.

Dies kann beispielsweise durch koordinierte Arbeitsteilungen mit Arbeitskolleginnen und -kollegen geschehen. Hier sind dann wieder die Kommunikationsfähigkeiten der mit den anstehenden Problemen beschäftigten Personen gefragt.

Fazit

In der Entwicklungsgeschichte eines jeden Unternehmens hat es sich immer wieder gezeigt, dass die Aufgaben im Sekretariat von großer Tragweite für das betreffende Unternehmen sind. Je nachdem, wie gut und gewissenhaft diese Arbeit geleistet und wahrgenommen wird, entscheidet sich oft die Art und Weise, wie sich die Beziehung zwischen Kunde und Unternehmen entwickelt und gestaltet.